Sete regras das MI para locais de trabalho


Devido a sua eficiência e velocidade, as mensagens instantâneas (abreviadas como MI) se tornaram uma valiosa ferramenta usada por funcionários de vários locais para troca de informações e colaboração em tempo real.

As vantagens das mensagens instantâneas são óbvias. Mas também há desvantagens. As mensagens instantâneas podem distrair; os funcionários podem perder tempo usando-as para conversas pessoais; e a tecnologia de mensagens instantâneas geralmente não é segura, deixando as redes corporativas mais vulneráveis a vírus e invasões. E, devido à natureza informal dessas mensagens, às vezes elas podem gerar constrangimentos ou graves mal-entendidos.

Seguindo estas sete regras para uso apropriado das mensagens instantâneas, você pode evitar problemas comuns e aproveitar ao máximo esta eficiente e prática ferramenta de comunicação.

Regra 1: Siga a política da empresa
Enquanto algumas empresas estimulam o uso de mensagens instantâneas, outras não o aprovam. Saiba qual é a política de sua empresa e siga-a. Se a sua empresa não tiver uma política de mensagens instantâneas, guie-se pelo bom senso.

Regra 2: Seja profissional
Como no caso de tudo que você faz no ambiente de trabalho, mantenha suas mensagens instantâneas em um nível profissional. Evite falar mal de seus colegas de trabalho, da empresa e de clientes, ou compartilhar informações pessoais demais. Erros acontecem, principalmente quando mensagens são enviadas para várias pessoas de uma vez, e você pode enviar uma mensagem para a pessoa errada. Além disso, assim como em e-mails, o conteúdo de suas mensagens pode ser monitorado e ter implicações para os Recursos Humanos e jurídicas.

Regra 3: Mantenha confidenciais as informações confidenciais
Não envie informações sobre negócios confidenciais por mensagens instantâneas. Como a tecnologia de mensagens instantâneas tende a ser insegura, e há ainda a possibilidade de que um provedor público de mensagens instantâneas contorne a segurança da rede de sua empresa, é extremamente fácil o acesso de hackers aos registros de suas conversas antigas.

Regra 4: Atente aos detalhes
Não é porque está usando mensagens instantâneas que você pode ignorar a gramática, a pontuação e a ortografia correta. Afinal, se você enviar uma mensagem cheia de erros, o destinatário pode questionar seu profissionalismo ou o seu domínio da língua escrita. Além disso, se você abandonar a pontuação e não seguir as estruturas adequadas das sentenças, correrá o risco de confundir a pessoa para quem está escrevendo.

Regra 5: Seja breve
As mensagens instantâneas são ideais para trocas rápidas de informações ou para quando você precisa de uma resposta rápida. Guarde as “conversas” mais longas para o telefone ou para encontros em pessoa, e reserve as mensagens longas para e-mails. Além disso, assim que terminar a discussão do assunto em questão, conclua a conversa educadamente. Dessa forma, você e seu contato podem voltar a trabalhar sem se distrair com bate-papos nem deixar o outro esperando uma resposta.

Regra 6: Observe as convenções das mensagens instantâneas
As mensagens instantâneas podem desviar a atenção: elas pulam na tela do destinatário, geralmente com um aviso sonoro. Para manter um nível mínimo de distração nos dois lados, defina seu status para informar que você está em uma ligação, fora da sala ou ocupado, para que as pessoas saibam que não devem incomodá-lo. Da mesma forma, não perturbe alguém cujo status indique estar ocupado ou que não responda a você imediatamente.

Regra 7: Não misture o público e o privado
Muitas pessoas têm amigos e familiares na mesma interface de mensagens instantâneas dos seus contatos comerciais – Skype, Yahoo e MSN são provedores conhecidos. Durante o horário de trabalho, evite conversar com seus contatos pessoais. Explique à sua mãe e ao seu melhor amigo que, a menos que se trate de um assunto urgente, eles não devem contatar você no trabalho. Isso mantém o nível de interrupções desnecessárias no mínimo, reduz as chances de você mandar a mensagem destinada a seu amor para um colega de trabalho e pode evitar problemas com seu chefe.

Como as mensagens instantâneas no local de trabalho continuam a ganhar popularidade, certifique-se de conhecer as regras para usá-las profissionalmente. Seguindo essas dicas, rapidamente você será um verdadeiro profissional em mensagens instantâneas.

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